PROPOSITION TECHNIQUE & DOSSIER D'ARCHITECTURE
Solution de Gestion du Temps et de Pointage
Salariés directs et indirects, sous-traitants, intérimaires et visiteurs — multi-sites & multi-sociétés
Salariés directs et indirects, sous-traitants, intérimaires et visiteurs — multi-sites & multi-sociétés
Aya Gold & Silver engage une transformation structurante — excellence opérationnelle, digitalisation Mine 4.0, structuration de la fonction RH — dans un contexte de croissance qui portera l'effectif de 1 200 à 3 000 collaborateurs d'ici 2029, répartis sur des sites miniers isolés, des sites administratifs et des équipes itinérantes. Le suivi manuel et hétérogène des temps de travail est aujourd'hui le maillon faible de cette chaîne : il fragilise la paie, absorbe la capacité des équipes RH et prive le management d'une visibilité temps réel sur la présence.
Notre réponse ne consiste pas à développer une solution depuis zéro. Nous nous appuyons sur une plateforme de gestion du temps et des ressources humaines déjà en production, dont l'architecture couvre nativement le pointage multi-technologies, les plannings postés, les congés à workflow multi-niveaux, le calcul des heures supplémentaires, le reporting RH et la supervision du parc de pointeuses. L'analyse d'écart menée sur l'ensemble du cahier des charges montre qu'une large majorité des exigences est couverte par des modules existants, l'effort projet se concentrant sur ce qui est réellement spécifique à Aya : la segmentation multi-sociétés (ZMSM, BGM, Mx2), le pointage mobile géolocalisé des équipes itinérantes, la gestion des visiteurs et des populations externes et la conformité CNDP et droit du travail marocain. L'interfaçage avec Sage Paie et HRMAPS est traité comme une phase distincte, à cadrer avec les éditeurs concernés (§ 9).
| Axe | Réponse apportée |
|---|---|
| Pointage multi-modal | Badge RFID hybride (125 kHz + 13,56 MHz) et reconnaissance faciale sur terminaux fixes, application mobile Android géolocalisée pour les itinérants, pointage web pour les fonctions administratives. Un matricule unique par collaborateur quel que soit le support utilisé. |
| Multi-sites & multi-sociétés | Hiérarchie Groupe → Société → Site → Service → Équipe avec cloisonnement des droits, référentiels de congés et règles horaires paramétrables par entité juridique (ZMSM, BGM, Mx2) et par population (directs, intérimaires, sous-traitants). |
| Temps & activités | Horaires fixes et flexibles, travail posté 3×8 / 2×10, rotations, astreintes, pauses réglementaires, jours fériés marocains, heures supplémentaires calculées selon des règles paramétrables et prêtes pour la paie. |
| Congés & absences | Congés annuels, de récupération, maladie et exceptionnels, soldes temps réel, workflow Salarié → Manager → RH configurable, historisation intégrale des actions. |
| Valorisation de la data | Tableaux de bord dynamiques temps réel (présence, absentéisme, heures supplémentaires), alertes automatiques sur retards, absences non justifiées et anomalies de pointage, exports Excel et API ouvertes. |
| Intégration SI | API REST ouverte et documentée, exports Excel et CSV exploitables dès la mise en service. L'interfaçage Sage Paie et HRMAPS est réalisable et prévu en phase ultérieure, après cadrage avec les éditeurs (§ 9). |
| Sécurité & conformité | Chiffrement en transit et au repos, RBAC granulaire, journal d'audit inaltérable, archivage à visée probatoire, mise en conformité CNDP et respect du Code du travail marocain. |
| Résilience terrain | Terminaux autonomes en cas de coupure réseau, mémorisation locale des pointages et synchronisation différée automatique — une exigence structurante sur les sites miniers de Zgounder et Boumadine. |
Le cahier des charges identifie lui-même les gisements de valeur : fiabiliser la paie, améliorer la productivité RH et opérationnelle, renforcer la discipline, mieux piloter par la donnée. Le tableau ci-dessous relie chacun de ces enjeux à un mécanisme concret de la solution et à un indicateur qui permettra d'en mesurer l'effet réel après mise en service — car un bénéfice qui ne se mesure pas ne se pilote pas.
| Levier | Situation actuelle décrite au cahier des charges | Mécanisme apporté par la solution | Indicateur de mesure |
|---|---|---|---|
| Fiabilité de la paie | Suivi manuel et hétérogène, risques d'erreurs et de fraudes. | Collecte automatisée à la source, horodatage serveur, calcul des heures supplémentaires par règles paramétrables, verrouillage de la période après clôture et export structuré vers la paie. La donnée n'est plus ressaisie, donc plus altérée. | Nombre de régularisations de paie par mois |
| Temps administratif RH | Charge administrative importante pour les équipes RH, lenteur des validations. | Traitement par exception (§ 5.3) : les pointages conformes au planning se valident seuls, seules les anomalies remontent. Workflow de validation dématérialisé et rapports envoyés automatiquement par courriel aux responsables selon un calendrier configurable. | Jours-homme consacrés à la clôture mensuelle |
| Maîtrise des heures supplémentaires | Cycles horaires complexes, travail posté, difficulté de calcul. | Moteur de calcul appliquant les mêmes règles à tous, par société et par population, avec ventilation par tranche de majoration et par motif. Le calcul cesse d'être une interprétation individuelle pour devenir une règle auditable. | Écart entre heures déclarées et heures validées |
| Pilotage de l'absentéisme | Difficultés à suivre les congés, manque de visibilité en temps réel. | Soldes de congés en temps réel, tableaux de bord de présence et d'absentéisme par site, service et société, alertes automatiques sur retards, absences non justifiées et anomalies de pointage. | Taux d'absentéisme par site et par mois |
| Centralisation des données | Multi-sites, multi-sociétés, intérimaires et sous-traitants suivis séparément. | Un référentiel unique Groupe → Société → Site → Service → Équipe, un matricule unique par collaborateur quel que soit le support de pointage, et le cloisonnement des droits par entité juridique. | Délai d'obtention d'un état consolidé Groupe |
| Facilité d'administration | Parc de terminaux à déployer sur des sites isolés. | Paramétrage poussé centralement vers les terminaux, supervision permanente de l'état du parc, synchronisation automatique de l'horloge des équipements et diagnostic à distance — sans déplacement sur site pour les opérations courantes. | Nombre de déplacements techniques évités |
Aya Gold & Silver est une société minière en forte croissance spécialisée dans l'exploration, l'exploitation et la valorisation de métaux précieux, principalement l'argent. Le Groupe opère au Maroc à travers plusieurs sites stratégiques et poursuit une trajectoire de montée en charge industrielle qui impose de professionnaliser ses fonctions support au même rythme que ses opérations.
| Site | Localisation | Nature | Enjeu spécifique pour la gestion du temps |
|---|---|---|---|
| Mine de Zgounder | Commune d'Askaoun, cercle de Taliouine | Site minier en exploitation — actif principal | Effectif le plus dense, travail posté, forte présence de sous-traitants et d'intérimaires, contraintes de connectivité et d'environnement (poussière, gants, EPI). |
| Site de Boumadine | À 35 km de Tinejdad | Site minier / projet | Site distant, montée en charge attendue, flux entrants et sortants à contrôler. |
| Siège | Casablanca | Administratif | Horaires flexibles, télétravail, pointage web, pilotage consolidé du Groupe. |
| Bureau | Marrakech | Administratif | Effectif réduit, besoin d'un dispositif léger mais homogène avec le reste du Groupe. |
Le cahier des charges identifie sept problématiques opérationnelles. Le tableau ci-dessous les traduit en impacts métier mesurables et indique le mécanisme précis de la solution qui y répond — c'est ce lien de causalité, et non la simple liste de fonctionnalités, qui garantit le retour sur investissement.
| Problématique constatée | Impact métier | Mécanisme de résolution |
|---|---|---|
| Suivi manuel et hétérogène des pointages | Données non comparables entre sites, ressaisies multiples, absence de source de vérité unique. | Collecte automatisée et normalisée depuis les terminaux, le mobile et le web vers une base unique ; un seul référentiel de temps pour le Groupe. |
| Risques d'erreurs et de fraudes | Pointages de complaisance, heures indûment payées, contentieux potentiels. | Reconnaissance faciale sur les terminaux critiques, géolocalisation paramétrable sur le mobile, horodatage serveur, journal d'audit inaltérable. |
| Difficultés à suivre les congés | Soldes contestés, absences non couvertes, arbitrages managériaux à l'aveugle. | Compteurs de droits calculés automatiquement par type de congé, soldes visibles en temps réel par le salarié, le manager et la RH. |
| Gestion des cycles horaires complexes | Erreurs de rattachement au bon horaire, heures supplémentaires mal qualifiées. | Moteur de plannings gérant horaires fixes, flexibles, postés 3×8 / 2×10, rotations, astreintes et pauses réglementaires, avec affectation automatique du bon cycle. |
| Manque de visibilité en temps réel | Impossibilité de connaître l'effectif présent sur site à un instant donné — y compris pour la sécurité. | Tableau de bord de présence temps réel par site, société, service et équipe, avec liste nominative des personnes présentes. |
| Lenteur des validations de pointage | Clôture de paie sous tension, allers-retours entre managers et RH. | Workflow de validation configurable, traitement par exception (seules les anomalies remontent), relances automatiques et vue de suivi des validations en attente. |
| Charge administrative RH | Capacité RH absorbée par la saisie au détriment des sujets à valeur ajoutée. | Self-service salarié et manager, calculs automatisés, export paie généré sans retraitement manuel. |
Le cahier des charges fixe quatre objectifs à la solution et trois enjeux stratégiques. Nous les reprenons ici en les associant à des indicateurs de succès mesurables, afin que la réussite du projet puisse être évaluée objectivement à l'issue du déploiement.
| Objectif du cahier des charges | Traduction opérationnelle | Indicateur de succès proposé |
|---|---|---|
| Fiabiliser le suivi des temps de travail et des présences | Chaque présence est enregistrée par un dispositif authentifiant, rattachée au bon horaire théorique et confrontée automatiquement au planning. | Taux de pointages automatiques (sans saisie manuelle) ; taux d'anomalies résiduelles après traitement. |
| Automatiser et sécuriser les processus RH et de paie | Les compteurs d'heures, d'absences et d'heures supplémentaires alimentent la paie sans retraitement, via un export ou une API contrôlée. | Durée du cycle de clôture mensuelle ; nombre de corrections de paie liées au temps. |
| Garantir la traçabilité et la conformité réglementaire | Toute action est journalisée avec auteur, horodatage et valeurs avant / après ; les données sont conservées et archivées pour les besoins d'audit. | Couverture du journal d'audit ; conformité CNDP formalisée ; capacité de restitution sur demande d'audit. |
| Disposer d'outils d'aide à la décision basés sur la data | Tableaux de bord temps réel et rapports périodiques diffusés automatiquement aux bons destinataires, exportables et interrogeables par API. | Nombre de décisions RH / opérationnelles outillées ; taux d'adoption des tableaux de bord par le management. |
La paie devient la conséquence mécanique de données de temps validées, et non le résultat d'une consolidation manuelle. Les écarts sont détectés et arbitrés avant la clôture, pas après.
Le self-service et le traitement par exception rendent aux équipes RH le temps aujourd'hui consacré à la collecte et à la ressaisie, et donnent aux managers l'autonomie sur leur propre périmètre.
Des règles connues, appliquées uniformément et objectivées par la donnée : retards, absences non justifiées et anomalies deviennent visibles et traitées de manière homogène sur tous les sites.
Le modèle multi-sociétés et multi-sites permet d'ouvrir un nouveau site ou d'intégrer une nouvelle entité par paramétrage, sans développement spécifique ni reprise d'architecture.
L'architecture retenue répond à trois contraintes structurantes exprimées dans le cahier des charges : une solution cloud privilégiée ou hybride, une haute disponibilité, et une continuité de service sur des sites miniers à connectivité potentiellement intermittente. Elle repose sur trois plans distincts : le plan terrain (terminaux et mobiles), le plan plateforme (services applicatifs et données) et le plan intégration (systèmes tiers du SI Aya).
Sur les sites de Zgounder et de Boumadine, la connectivité ne peut être considérée comme acquise en permanence. L'annexe du cahier des charges l'exige explicitement : les terminaux doivent rester utilisables et resynchroniser ensuite. Le mécanisme retenu garantit qu'aucun pointage n'est perdu et qu'aucun pointage n'est compté deux fois.
Le circuit ci-dessous illustre le principe de traitement par exception : les pointages conformes au planning sont validés automatiquement et n'appellent aucune action ; seules les anomalies remontent aux managers puis à la RH. C'est ce principe qui rend le dispositif tenable à 3 000 collaborateurs.
Le cahier des charges privilégie une solution cloud (SaaS) tout en ouvrant la porte à un mode hybride. Les deux options sont supportées par la plateforme ; le tableau ci-dessous en pose les termes objectivement afin qu'Aya arbitre en connaissance de cause, notamment au regard de la conformité CNDP et de la connectivité des sites miniers.
| Critère | Cloud managé (SaaS) | Hybride (collecte locale, pilotage central) |
|---|---|---|
| Principe | L'ensemble des services applicatifs et la base sont hébergés dans le cloud ; les terminaux remontent directement vers la plateforme. | Un concentrateur local sur chaque site minier collecte et met en cache les pointages, puis réplique vers la plateforme centrale. |
| Dépendance réseau | Les terminaux conservent leur autonomie locale, mais la consultation temps réel depuis le site dépend de la liaison. | Consultation et contrôle d'accès restent opérationnels localement même en cas de coupure prolongée. |
| Exploitation | Aucune infrastructure à maintenir côté Aya ; mises à jour et sauvegardes prises en charge. | Un équipement à superviser par site, avec une procédure de sauvegarde et de remplacement. |
| Conformité CNDP | À traiter explicitement : localisation de l'hébergement et éventuel transfert de données hors du Maroc. | Facilite la maîtrise de la localisation des données sensibles, en particulier les gabarits biométriques. |
| Coût | Abonnement d'infrastructure récurrent, sans investissement matériel serveur. | Investissement matériel initial par site, abonnement central réduit. |
| Recommandation | Mode hybride pour les sites miniers (Zgounder, Boumadine) et cloud pur pour les sites administratifs (Casablanca, Marrakech). Cette combinaison offre la robustesse là où elle est indispensable et la simplicité là où elle suffit. Elle facilite par ailleurs le traitement du sujet CNDP sur les données biométriques. | |
Chaque pointeuse communique avec le serveur applicatif par le protocole standard des terminaux ZKTeco : liaison TCP, port 4370. La configuration réseau à prévoir sur chaque site dépend directement du mode d'hébergement retenu au § 5.4.
| Prestation | Fournie par | Coût |
|---|---|---|
| DNS dynamique (DDNS), configuré sur le routeur du site | Easy Pointages | 400 DH HT / an, par site concerné |
| Abonnement box 4G (INWI / Orange), ≥ 20 Mbps | Opérateur télécom — à la charge d'Aya | Selon abonnement opérateur |
| Option IP fixe sur box 4G | Opérateur télécom — à la charge d'Aya | ≈ 30 DH / mois (tarif opérateur, hors DDNS) |
La solution est organisée en modules autonomes mais interopérables. Chaque module est décrit ci-dessous avec sa finalité, ses fonctionnalités principales, sa valeur métier, ses dépendances, sa complexité et sa priorité de mise en œuvre.
Établir la source de vérité unique de l'organisation et des collaborateurs.
Le module porte la hiérarchie Groupe → Société → Site → Service → Équipe ainsi que le dossier collaborateur : matricule unique Groupe, société de rattachement, site d'affectation, catégorie (direct, intérimaire, sous-traitant, visiteur), statut contractuel, dates d'entrée et de sortie.
Capter chaque événement de présence, quel que soit le canal, sans perte.
Le module pilote les terminaux ZKTeco et Hikvision, l'application mobile et le pointage web. Il normalise les événements hétérogènes en un flux unique horodaté et contrôlé.
Couvrir les équipes itinérantes qui ne passent devant aucun terminal, et donner à chaque collaborateur un accès autonome à son suivi RH.
Application Android fournie à l'ensemble des collaborateurs, et pas uniquement aux équipes itinérantes : géologues, personnel en déplacement, en mission, ou simplement en situation de consulter leur suivi RH hors du poste de travail. Le pointage en mobilité est contraint par des périmètres géographiques paramétrables par site et par mission.
Définir le temps théorique auquel le temps réel sera confronté.
Moteur de plannings couvrant les horaires fixes et flexibles, le travail posté 3×8 et 2×10, les rotations, les astreintes, les pauses réglementaires et les jours fériés marocains.
Transformer des pointages bruts en compteurs exploitables par la paie.
Le moteur rapproche pointages et planning, applique les règles de gestion paramétrées et produit les compteurs de temps travaillé, d'heures supplémentaires, d'absences et de récupération.
Gérer les droits, les demandes et les soldes de bout en bout.
Gestion complète des congés annuels, de récupération, maladie et exceptionnels, avec droits calculés automatiquement et soldes visibles en temps réel par toutes les parties prenantes.
Industrialiser les circuits de décision et en garder la trace.
Moteur de workflow générique appliqué aux pointages, aux absences, aux régularisations, aux remplacements et aux heures supplémentaires.
Faire de la donnée de temps un instrument de pilotage.
Tableaux de bord dynamiques à fréquence paramétrable jusqu'au temps réel, rapports périodiques diffusés automatiquement et alertes intelligentes.
Savoir à tout instant qui se trouve sur site, y compris les externes.
Gestion des accès physiques (badges, serrures électroniques, lecteurs sécurisés) et parcours complet du visiteur ponctuel.
Insérer la solution dans le système d'information existant d'Aya.
Connecteurs vers Sage Paie et HRMAPS, authentification annuaire, et API REST ouverte pour les intégrations futures.
Garantir que les 22 terminaux fonctionnent réellement, en permanence.
Suivi de l'état de chaque équipement et diagnostic à distance, indispensable lorsque les terminaux sont situés à plusieurs heures de route du siège.
Rendre le système opposable et conforme.
Socle transverse de sécurité applicative, de traçabilité et de conformité réglementaire.
Déporter vers l'utilisateur ce qui n'a pas à passer par la RH.
Portail web et mobile sécurisé accessible en permanence, adapté à chaque profil.
Capitaliser sur des modules déjà disponibles, hors périmètre initial.
Notre plateforme embarque des modules complémentaires qui ne figurent pas dans le cahier des charges mais qui pourront être activés ultérieurement sans nouveau projet.
L'annexe du cahier des charges prévoit la fourniture, l'installation, le paramétrage et la mise en service de 22 terminaux, et demande au fournisseur de proposer leur répartition optimale. La proposition ci-dessous s'appuie sur les informations disponibles — nature des sites, effectif global, populations concernées — et sera confirmée lors de la visite de site prévue en phase de cadrage.
Le choix de la technologie d'identification n'est pas neutre en environnement minier. La reconnaissance d'empreinte digitale, techniquement supportée par la plateforme, est déconseillée sur les zones de production : port de gants, poussière et humidité dégradent fortement le taux de reconnaissance et génèrent des files d'attente aux changements de poste. Nous privilégions donc le badge et le facial sur ces zones.
| Environnement | Technologie principale | Justification |
|---|---|---|
| Accès principaux sites miniers | Hikvision DS-K1T3 Series — facial + badge, empreinte en secours | Identification principale sans contact (facial ou badge), compatible avec le port de gants et d'EPI, débit élevé aux changements de poste, très forte résistance à la fraude par prêt de badge. Boîtier IP65 et alimentation PoE, adaptés à un montage extérieur exposé aux intempéries et à la poussière. L'empreinte digitale, également supportée par ce modèle, reste réservée au secours conformément à la réserve exprimée plus haut. |
| Zones de production internes | Badge RFID hybride 125 kHz + 13,56 MHz | Robustesse, coût unitaire réduit, compatibilité avec le parc de badges existant, usage rapide en flux continu. |
| Sites administratifs | Badge RFID + pointage web | Effectifs réduits, horaires flexibles, télétravail — le terminal complète le pointage web plutôt qu'il ne le remplace. |
| Équipes itinérantes | Application mobile Android géolocalisée | Aucun point de passage fixe ; le geofencing remplace la contrainte physique du terminal. |
| Visiteurs ponctuels | Badge temporaire + poste d'accueil | Enregistrement à l'arrivée, traçabilité de la présence, restitution du badge au départ. |
| Site | Terminaux | Affectation proposée |
|---|---|---|
| Mine de Zgounder | 10 | Accès principal entrée / sortie (2), poste de garde et contrôle véhicules (1), vestiaires et prise de poste (2), zones de production (2), base vie et réfectoire (1), atelier et maintenance (1), accueil visiteurs et sous-traitants (1). |
| Site de Boumadine | 6 | Accès principal entrée / sortie (2), poste de garde (1), zone de travaux et prise de poste (2), accueil visiteurs et sous-traitants (1). |
| Siège — Casablanca | 3 | Accueil principal (1), accès étages ou zones sécurisées (1), accueil visiteurs (1). |
| Bureau — Marrakech | 2 | Accueil principal (1), accès secondaire ou visiteurs (1). |
| Réserve opérationnelle | 1 | Terminal de remplacement immédiat, mobilisable en cas de panne sur un site distant — évite une rupture de collecte le temps de l'intervention. |
| Total | 22 | Conforme au volume prévu par l'annexe du cahier des charges. |
| Exigence de l'annexe | Réponse apportée |
|---|---|
| Compatibilité avec la solution de gestion du temps et de contrôle d'accès | Terminaux ZKTeco et Hikvision pilotés nativement par la plateforme, qui fonctionne en mode hybride avec les deux constructeurs simultanément. |
| Utilisation simple et intuitive, y compris pour les populations externes | Un seul geste : présentation du badge ou du visage. Retour visuel et sonore immédiat, affichage du nom et du sens du pointage, interface multilingue. |
| Adaptation à un environnement multi-sites | Chaque terminal est rattaché à un site et à une société ; le paramétrage est poussé centralement, sans intervention locale. |
| Plusieurs catégories d'utilisateurs sur un même terminal | Salariés directs, intérimaires, sous-traitants et visiteurs sont distingués par leur catégorie et leurs droits d'accès, sur le même équipement. |
| Transmission fiable vers la plateforme centrale | Liaison chiffrée, accusé de réception applicatif, contrôle d'unicité et alerte en cas de terminal silencieux. |
| Continuité en cas de perturbation de la connectivité | Mémorisation locale des pointages et synchronisation automatique au rétablissement de la liaison, sans action de l'utilisateur (voir figure 7.2). |
| Robustesse adaptée aux conditions de site | Sélection de modèles adaptés aux contraintes de poussière, de température et d'usage intensif, avec protection mécanique complémentaire sur les points exposés. |
| Évolutivité du dispositif | Ajout d'un terminal ou d'un site par simple déclaration dans la console d'administration — aucune limite d'architecture jusqu'à la cible de 3 000 collaborateurs. |
Deux références couvrent l'ensemble des environnements identifiés au § 7.1 : la pointeuse ZKTeco MA300 pour les zones de production et les accès standards, et le terminal Hikvision DS-K1T3 Series pour les accès principaux des sites miniers.
| Prestation | Prix HT |
|---|---|
| Pointeuse biométrique ZKTeco MA300 — badge, fourniture, configuration et tests | 1 750 DH / appareil |
| Pointeuse Hikvision DS-K1T3 Series — facial + badge + empreinte, IP65, alimentation PoE, fourniture, configuration et tests | 1 950 DH / appareil |
L'installation (fixation, configuration réseau et logicielle, tests, synchronisation) est facturée par terminal ; le déplacement de l'équipe technique est facturé par jour et par site. Les deux tarifs varient selon la région :
| Région | Installation / terminal | Déplacement / jour / site |
|---|---|---|
| Casablanca Siège | 650 DH HT | 500 DH HT |
| Marrakech Bureau | 650 DH HT | 1 500 DH HT |
| Zgounder (zone Agadir) Mine | 650 DH HT | 2 500 DH HT |
| Boumadine (Tinejdad) Mine | 650 DH HT | Sur devis |
La gestion simultanée de salariés directs, d'intérimaires, de sous-traitants et de visiteurs est l'une des spécificités fortes du besoin d'Aya. Chaque population obéit à des règles de temps, de droits et d'accès différentes, sur les mêmes terminaux et dans le même système.
| Population | Rattachement | Gestion du temps | Congés & compteurs | Accès |
|---|---|---|---|---|
| Salariés directs | Société du Groupe (ZMSM, BGM, Mx2) et site d'affectation | Planning complet, heures supplémentaires, astreintes | Tous compteurs : annuels, récupération, maladie, exceptionnels | Zones autorisées selon la fonction |
| Intérimaires | Agence d'intérim + société utilisatrice + contrat de mission | Planning et heures de présence, suivi de la durée de mission | Compteurs restreints, pas de droits à congés Groupe | Zones limitées à la mission |
| Sous-traitants | Entreprise prestataire + site + contrat | Suivi de présence et d'heures pour attestation et facturation | Aucun compteur de congés ; reporting par prestataire | Zones contractuelles, habilitations vérifiées |
| Visiteurs ponctuels | Hôte responsable + motif de visite | Horodatage entrée / sortie uniquement | Sans objet | Badge temporaire à validité limitée, zones restreintes |
Le modèle de sécurité repose sur un RBAC à double dimension : un rôle définit ce que l'on peut faire, un périmètre définit sur qui. Un manager d'un site de ZMSM ne voit que son équipe sur son site ; un responsable RH Groupe voit l'ensemble des sociétés.
| Rôle | Application web | Application mobile | Périmètre de visibilité |
|---|---|---|---|
| Collaborateur | Consultation de ses horaires, pointages et compteurs ; dépôt de demandes | Pointage géolocalisé, consultation, demandes | Ses propres données uniquement |
| Manager | Planning d'équipe, validation des pointages et des absences, traitement des anomalies, reporting d'équipe | Validation mobile des demandes en attente | Son équipe, sur son site et sa société |
| Gestionnaire RH site | Contrôle RH, régularisations, gestion des compteurs, clôture de période, rapports site | Consultation | Tous les collaborateurs de son site |
| RH Groupe | Paramétrage des règles, gestion des populations, export paie, reporting consolidé | Consultation | Toutes sociétés et tous sites |
| Responsable sécurité / poste de garde | Gestion des visiteurs, badges temporaires, liste des personnes présentes | Consultation de présence | Son site — données d'accès et de présence |
| Direction | Tableaux de bord consolidés, indicateurs, exports analytiques | Tableaux de bord synthétiques | Vue Groupe en lecture |
| Administrateur | Paramétrage technique, gestion des utilisateurs et des rôles, supervision du parc, audit | Diagnostic | Périmètre technique complet |
Le cahier des charges prévoit une intégration avec Sage Paie et HRMAPS. Cette intégration est techniquement réalisable : notre plateforme expose une API REST ouverte et documentée et a déjà été interfacée avec plusieurs solutions RH et paie chez d'autres clients — notamment Sage, SAP, Personio et HumanNeo.
Une réunion technique associant la DSI d'Aya, les prestataires Sage Paie et HRMAPS et un représentant RH permettra d'arrêter conjointement les points suivants, puis d'établir un chiffrage ferme :
| À définir en réunion | Pourquoi c'est déterminant |
|---|---|
| Qui fait référence sur les congés | HRMAPS gère souvent déjà les congés. Il faut décider lequel des deux systèmes porte les soldes, pour éviter deux référentiels divergents. |
| Mode et fréquence d'échange | Détermine si l'on part sur API ou fichiers, et la charge de développement associée. |
| Mapping des données | Correspondance entre nos compteurs de temps et les rubriques de paie Sage, par société. C'est le poste qui conditionne la justesse de la paie. |
| Sécurité et volumétrie | Protocole d'échange, authentification et volumes à traiter à l'horizon 3 000 collaborateurs. |
Le cahier des charges fixe des exigences de cryptage, de gestion des accès et de traçabilité complète, ainsi que le respect du droit du travail marocain, la conformité CNDP et l'archivage à des fins d'audit. Le traitement de données de présence et, le cas échéant, de données biométriques rend ce chapitre structurant et non accessoire.
| Domaine | Mesures mises en œuvre |
|---|---|
| Chiffrement | Chiffrement de bout en bout : côté client avant transmission, systématiquement en transit (TLS), et au repos sur la base et les documents ; protection renforcée des gabarits biométriques, qui ne circulent jamais en clair. |
| Authentification | Authentification via l'annuaire LDAP / Active Directory d'Aya ou via le protocole standard OAuth, politique de mots de passe, expiration de session, et authentification à double facteur (MFA / TOTP) pour les rôles sensibles et d'administration. |
| Autorisation | RBAC granulaire à double dimension (rôle × périmètre société / site), principe du moindre privilège, revue périodique des habilitations. |
| Traçabilité | Journal d'audit inaltérable consignant l'auteur, l'horodatage, l'adresse d'origine, l'action et les valeurs avant / après. Aucun pointage brut n'est modifiable ; les corrections passent par une régularisation tracée. |
| Cloisonnement | Séparation stricte des données entre ZMSM, BGM et Mx2, avec consolidation Groupe réservée aux rôles habilités. |
| Sauvegarde & reprise | Sauvegardes régulières chiffrées, conservation sur plusieurs générations, test de restauration périodique et plan de reprise documenté. |
| Supervision | Surveillance de la disponibilité des services et des terminaux, alerte sur comportement anormal, revue des accès privilégiés. |
Le traitement de données de pointage est un traitement de données à caractère personnel ; le recours à la reconnaissance faciale relève de surcroît des données biométriques, soumises à un régime particulièrement encadré. Nous accompagnons Aya sur l'ensemble de la démarche.
| Obligation | Livrable ou dispositif associé |
|---|---|
| Déclaration du traitement | Constitution du dossier de déclaration auprès de la CNDP : finalité, catégories de données, destinataires, durée de conservation, mesures de sécurité. |
| Finalité et proportionnalité | Limitation stricte de la collecte à ce qui est nécessaire à la gestion du temps et à la sécurité des sites ; pas de géolocalisation continue, uniquement une vérification ponctuelle au moment du pointage. Aucune donnée RH ou paie critique — ni salaire, ni numéro de CIN, ni numéro CNSS — n'est collectée ni stockée. |
| Information des personnes | Mentions d'information affichées à proximité des terminaux et intégrées à l'espace collaborateur, rédigées avec le service juridique d'Aya. |
| Consentement biométrique | Recueil et conservation du consentement, avec alternative systématique par badge pour tout collaborateur refusant le traitement biométrique. |
| Droits des personnes | Procédure d'accès, de rectification et d'opposition, outillée dans l'application et journalisée. |
| Durée de conservation | Politique de rétention par catégorie de données, purge automatique en fin de durée, et archivage distinct pour les besoins probatoires. |
Le moteur de calcul est paramétré pour appliquer les règles légales et conventionnelles applicables : durée légale du travail et durées maximales, repos quotidien et hebdomadaire, seuils et taux de majoration des heures supplémentaires, travail de nuit, jours fériés du calendrier marocain incluant les fériés mobiles. Ces règles sont paramétrables et versionnées : une évolution réglementaire ou un nouvel accord d'entreprise se traduit par un changement de paramétrage daté, sans développement et sans altération de l'historique déjà calculé.
Le cahier des charges exprime une attente forte sur la valorisation de la data pour le pilotage RH et opérationnel. Nous distinguons trois usages, qui n'ont ni la même fréquence, ni les mêmes destinataires, ni la même forme.
Qui est présent sur le site à cet instant, quels postes sont incomplets, quelles anomalies viennent d'apparaître. Destinataires : responsables de site, poste de garde, HSE.
Rapports journaliers, hebdomadaires, mensuels et annuels diffusés automatiquement par e-mail selon un calendrier configurable. Destinataires : managers, RH, contrôle de gestion.
Tendances d'absentéisme, dérive des heures supplémentaires, comparaison entre sites et entre sociétés, saisonnalité. Destinataires : direction, DRH.
Alertes automatiques poussées vers le bon acteur au bon moment, plutôt qu'un rapport que personne ne lit. C'est le levier principal de réduction de la charge RH.
| Indicateur | Définition | Fréquence | Destinataire |
|---|---|---|---|
| Effectif présent | Nombre et liste nominative des personnes présentes par site, société, service et catégorie de population. | Temps réel | Site, HSE, sécurité |
| Taux de présence | Heures de présence effective rapportées aux heures planifiées. | Quotidienne | Manager, RH |
| Taux d'absentéisme | Heures d'absence rapportées aux heures théoriques, ventilées par motif. | Mensuelle | DRH, direction |
| Heures supplémentaires | Volume par tranche de majoration, par service et par période, avec suivi des seuils. | Hebdomadaire | Manager, RH, contrôle de gestion |
| Ponctualité | Nombre et durée cumulée des retards par collaborateur, équipe et site. | Hebdomadaire | Manager |
| Anomalies de pointage | Volume d'écarts planning / pointage, taux de traitement et délai moyen de résolution. | Quotidienne | Manager, RH |
| Présence des externes | Heures de présence par prestataire et par contrat, base d'attestation et de contrôle de facturation. | Mensuelle | Achats, site |
| Soldes de congés | Encours de congés par société et par service, anticipation des pics de départ. | Mensuelle | RH, direction |
| Disponibilité du parc | Taux de terminaux opérationnels, terminaux silencieux, volume de pointages non synchronisés. | Temps réel | Administrateur, support |
| Événement déclencheur | Destinataire | Canal |
|---|---|---|
| Retard au-delà du seuil de tolérance | Manager et collaborateur | Notification applicative, e-mail |
| Absence non justifiée constatée | Manager, puis RH après délai | Notification applicative, e-mail |
| Pointage manquant (entrée sans sortie) | Collaborateur et manager | Notification applicative |
| Dépassement du seuil d'heures supplémentaires | Manager et RH | E-mail, tableau de bord |
| Poste incomplet sur un cycle de production | Responsable de site | Tableau de bord temps réel |
| Terminal silencieux au-delà du seuil | Administrateur et support | E-mail, supervision |
| Échéance de fin de mission d'un externe | Responsable de site et achats | |
| Validation en attente au-delà du délai | Valideur, puis son supérieur | Relance automatique |
L'ergonomie et la facilité d'adoption figurent explicitement parmi les critères de sélection. Les maquettes ci-dessous illustrent les trois parcours les plus structurants : le pointage mobile géolocalisé de l'itinérant, le suivi personnel du collaborateur et le tableau de bord temps réel du responsable de site. L'interface est responsive et utilisable indifféremment depuis un poste Windows ou un mobile Android, conformément aux contraintes techniques du cahier des charges.
Le cahier des charges autorise jusqu'à 6 mois. Notre plateforme étant déjà en production chez d'autres clients — pas en construction — le déploiement technique se compte en jours et en semaines, pas en mois : mise en service de l'environnement Cloud managé en 2 jours (ou 3 jours maximum pour un VPS local), puis installation des terminaux en 1 à 2 jours par site. Le délai réel dépendra surtout de la vitesse à laquelle Aya prépare le câblage et l'alimentation de chaque site (§ 7.4), qui reste à sa charge.
Sociétés, sites, règles horaires et workflows sont des concepts déjà natifs de la plateforme, utilisés en production ailleurs. Le travail sur Aya est du paramétrage, pas de la construction — d'où un délai de mise en route en jours plutôt qu'en mois.
Chaque site part en production dès que ses terminaux sont installés et son équipe formée, sans attendre que les quatre sites soient prêts en même temps.
Notre intervention par site est courte (1 à 2 jours). Le facteur qui allonge ou raccourcit le planning réel est la disponibilité du câblage et de l'alimentation sur chaque site, préparés par Aya en amont de notre passage.
Les connecteurs Sage Paie et HRMAPS sont traités dans une phase distincte (§ 9), une fois les données de pointage stabilisées sur les quatre sites.
Contenu : mise en service de l'environnement (Cloud managé : 2 jours ; VPS local : 3 jours maximum) ; ateliers de règles de gestion par société (horaires, cycles postés, heures supplémentaires, congés) ; ouverture du dossier CNDP.
Résultat attendu : environnement prêt, règles métier validées avec Aya.
Contenu : création du référentiel Groupe (ZMSM, BGM, Mx2), des quatre sites et des cycles horaires ; adaptations propres à Aya (populations externes, visiteurs, astreintes, mobile géolocalisé) ; réalisé en parallèle de la préparation des sites par Aya.
Résultat attendu : plateforme paramétrée et validée en recette, prête à recevoir les terminaux.
Contenu : installation et mise en service — 1 à 2 jours par site selon le nombre de terminaux, sous réserve du câblage réalisé par Aya (§ 7.4) : Zgounder (10 terminaux), Boumadine (6), Casablanca (3), Marrakech (2). Enrôlement des collaborateurs et distribution des badges à la suite de chaque installation.
Résultat attendu : les quatre sites pointent dans le nouveau système.
Contenu : formation des équipes de chaque site à la suite de son installation ; recette globale ; vérification de service ; bascule définitive et arrêt du dispositif antérieur.
Résultat attendu : système en exploitation nominale sur les quatre sites, largement avant l'échéance de 6 mois du cahier des charges.
Le planning ci-dessous détaille notre intervention active — 3 à 4 semaines, très en deçà du plafond de 6 mois du cahier des charges. Il suppose que le câblage et l'alimentation de chaque site sont prêts au moment de notre passage (§ 7.4) ; un retard de préparation côté Aya décale d'autant l'installation du site concerné, sans affecter les autres.
| Jalon | Échéance | Livrables associés | Critère de franchissement |
|---|---|---|---|
| J1 | Fin semaine 1 | Environnement Cloud managé (ou VPS local) en service, règles de gestion validées par société, dossier CNDP ouvert. | Environnement accessible, règles de gestion signées par Aya. |
| J2 | Fin semaine 2 | Référentiel Groupe et quatre sites paramétrés, adaptations spécifiques développées et validées en recette. | Recette fonctionnelle passée sans anomalie bloquante. |
| J3 | Fin semaine 3 | 22 terminaux installés et paramétrés sur les quatre sites, collaborateurs enrôlés, badges distribués. | Chaque site pointe effectivement dans le nouveau système. |
| J4 | Fin semaine 4 | Formations livrées, recette globale prononcée, documentation remise, transfert au support. | Fonctionnement nominal sur une période convenue, sans anomalie bloquante. |
| Profil | Rôle sur le projet | Étapes d'intervention |
|---|---|---|
| Chef de projet | Pilotage global, point de contact unique, suivi du planning et de la qualité. | Étapes 1 à 4 |
| Consultant fonctionnel GTA | Ateliers de règles de gestion, paramétrage des horaires, cycles, compteurs et workflows, accompagnement des équipes RH. | Étapes 1 et 2 |
| Développeur | Adaptations spécifiques : populations externes, visiteurs, astreintes, mobile géolocalisé. | Étape 2 |
| Technicien terrain | Installation, paramétrage et mise en service des 22 terminaux, enrôlement, sur les quatre sites. | Étape 3 |
| Formateur / conduite du changement | Sessions de formation par site, supports, accompagnement au démarrage. | Étapes 3 et 4 |
Le cahier des charges souligne que l'accompagnement au changement est fortement attendu. C'est justifié : un système de pointage touche à la rémunération, au temps personnel et au rapport de confiance entre l'entreprise et ses équipes. Un déploiement techniquement irréprochable mais mal accompagné produit du contournement, pas de la donnée fiable.
| Étape | Contenu | Moment |
|---|---|---|
| Analyse d'impact | Identification, par population, de ce qui change concrètement dans le quotidien : gestes, responsabilités, délais, points de friction anticipés. | Étape 1 |
| Communication | Annonce par la direction, explication de la finalité (fiabiliser la paie et non surveiller), affichage sur site, réponses aux questions fréquentes, mentions d'information. | Avant chaque déploiement de site |
| Réseau de relais | Désignation et formation renforcée d'un relais par site et par service, premier niveau de réponse de proximité pour les équipes. | Étapes 2 et 3 |
| Formation | Sessions différenciées par profil, à distance via Microsoft Teams, sur l'environnement réel et avec les données du site concerné (§ 15.2). | Étapes 2 à 4 |
| Accompagnement au démarrage | Présence sur site lors des premières prises de poste, assistance aux changements d'équipe, correction immédiate des irritants. | Aux mises en service |
| Mesure de l'adoption & suivi | Suivi du taux de pointages automatiques, du volume d'anomalies, des délais de validation et des sollicitations du support ; plan d'action ciblé sur les écarts, au rythme décrit au § 15.3. | Étape 4 et au-delà |
La formation structurée est dispensée à distance via Microsoft Teams, en séances de 2 heures, sur la base d'un forfait de 12 heures (soit 6 séances) à répartir entre les publics fonctionnels. Les collaborateurs de terrain (sites miniers, poste de garde), pour lesquels seul le geste au terminal compte, sont formés en quelques minutes sur site, lors de l'accompagnement au démarrage (§ 15.1) — cela ne mobilise pas le forfait Teams.
| Public | Contenu | Durée | Supports |
|---|---|---|---|
| Équipes RH | Paramétrage des règles et des compteurs, gestion des populations, traitement des régularisations, clôture de période, export paie, reporting, administration des droits. | 1 séance (2h) — Teams | Guide administrateur, jeux de cas pratiques |
| Managers | Lecture du planning d'équipe, validation des pointages et des absences, traitement des anomalies, gestion des remplacements, rapports d'équipe. | 1 séance (2h) — Teams, tous sites | Guide manager, mémo d'écran |
| Collaborateurs — administratifs | Pointage web et mobile, demandes de congés, consultation des soldes, régularisations. | 1 séance (2h) — Teams | Guide utilisateur, tutoriel |
| Équipes itinérantes | Application mobile, geofencing, pointage hors connexion et synchronisation, déclaration de mission. | 1 séance (2h) — Teams, démonstration app | Guide mobile illustré |
| Direction | Lecture des tableaux de bord consolidés, indicateurs de pilotage, exports analytiques. | 1 séance (2h) — Teams | Guide de lecture des indicateurs |
| Informatique Aya | Supervision du parc de terminaux, diagnostic à distance, gestion des comptes, sauvegardes, procédures d'escalade. | 1 séance (2h) — Teams, étape 4 | Documentation d'exploitation |
| Total forfait Teams | 6 séances — 12h | ||
| Collaborateurs — sites miniers | Geste de pointage, lecture de la confirmation, que faire en cas d'oubli ou de panne, consultation de ses compteurs. | Sur site, à la prise d'équipe (hors forfait) | Affiche illustrée près des terminaux, fiche mémo |
| Poste de garde & sécurité | Enregistrement des visiteurs, badges temporaires, liste des personnes présentes, procédure d'évacuation. | Sur site, au démarrage (hors forfait) | Procédure d'accueil |
Compte tenu de la taille du périmètre Aya — quatre sites, trois sociétés, 3 000 licences — la mise en service applicative (cadrage, paramétrage, migration des données employés vers le référentiel Groupe, § 6 module M1) est traitée comme une prestation dédiée, identique quel que soit le mode d'hébergement retenu (§ 17.4). Elle est regroupée avec la formation en un forfait unique, détaillé et chiffré au § 17.3.
Le suivi ne s'arrête pas à la mise en service. Une fois le système en production, un rythme de réunions accompagne l'adoption :
Le cahier des charges demande au fournisseur de préciser son dispositif de support, de maintenance, de mises à jour, d'assistance et de garanties. Le cadre ci-dessous est proposé comme base contractuelle et sera ajusté aux exigences finales d'Aya.
| Criticité | Définition | Prise en compte | Objectif de rétablissement |
|---|---|---|---|
| Bloquant | Plateforme indisponible, collecte des pointages interrompue sur un site, export paie impossible en période de clôture. | Sous 1 heure ouvrée | Contournement sous 4 heures ouvrées, correction prioritaire |
| Majeur | Fonction essentielle dégradée : calcul erroné sur une population, workflow bloqué, terminal hors service sur un site. | Sous 4 heures ouvrées | Contournement sous 1 jour ouvré, correction sous 5 jours ouvrés |
| Mineur | Anomalie sans impact sur la production : affichage, libellé, rapport secondaire. | Sous 1 jour ouvré | Correction dans la version de maintenance suivante |
| Demande d'assistance | Question d'usage, aide au paramétrage, demande d'extraction. | Sous 1 jour ouvré | Réponse sous 3 jours ouvrés |
Aya reste propriétaire de ses données. Le dispositif de réversibilité prévoit, sur demande, l'extraction complète des données de temps, de congés et de référentiel dans un format exploitable et documenté, ainsi que la remise de la documentation d'exploitation nécessaire à la reprise du service. Cette clause protège Aya dans la durée et constitue un élément d'appréciation du risque fournisseur.
Les licences étant acquises à vie (§ 17.2) et non par abonnement, la maintenance logicielle (supervision, support, mises à jour, correctifs, sécurité, sauvegardes — détail au § 16.2) est la seule composante logicielle récurrente. Elle est facturée à 20 % de la valeur d'achat des licences, soit 111 000 DH HT par an sur la base des 3 000 licences acquises à 185 DH HT.
| Assiette | Taux | Montant annuel HT |
|---|---|---|
| Licences (3 000 × 185 DH = 555 000 DH HT, achat unique) | 20 % | 111 000 DH HT / an |
Chaque visite comprend le nettoyage des terminaux, le contrôle physique, les tests biométriques, la vérification réseau, le contrôle de synchronisation, la mise à jour du firmware, un diagnostic et un rapport d'intervention. Le forfait annuel est calculé à partir de la main-d'œuvre réellement nécessaire sur site et des frais de déplacement de la zone concernée (§ 7.4).
| Site | Terminaux | Main-d'œuvre / visite | Déplacement / visite | Coût / visite | Forfait annuel (2 visites) |
|---|---|---|---|---|---|
| Casablanca — siège | 3 | 3 h × 400 DH = 1 200 DH | 1 j × 500 DH = 500 DH | 1 700 DH | 3 400 DH HT |
| Marrakech — bureau | 2 | 2 h × 500 DH = 1 000 DH | 1 j × 1 500 DH = 1 500 DH | 2 500 DH | 5 000 DH HT |
| Zgounder — mine | 10 | 6 h × 650 DH = 3 900 DH | 2 j × 2 500 DH = 5 000 DH | 8 900 DH | 17 800 DH HT |
| Boumadine — mine | 6 | 4 h × 650 DH = 2 600 DH | 2 j — sur devis | Sur devis | Sur devis |
| Total annuel — Casablanca, Marrakech et Zgounder | 26 200 DH HT | ||||
Intervention sur panne, dégradation, problème réseau ou d'alimentation, écran ou lecteur défectueux. Intervention sous 48 heures ouvrées après réception de la demande par courriel.
La majorité des incidents se traitent à distance (diagnostic, reparamétrage, mise à jour du firmware), sans déplacement. Lorsqu'un déplacement sur site est réellement nécessaire, les frais correspondants s'ajoutent selon la grille déjà définie au § 7.4 — inutile de la répéter ici.
| Poste | Périmètre couvert | Modèle | Montant (MAD HT) |
|---|---|---|---|
| Licences | 3 000 utilisateurs, prix à vie — § 17.2 | Achat unique | 555 000 DH HT |
| Terminaux | 18 ZKTeco MA300 + 4 Hikvision DS-K1T3 (accès principaux miniers, § 7.2) — § 7.4 | Achat | 39 300 DH HT |
| Installation | 22 terminaux, par région — § 7.4 | Prestation | 14 300 DH HT |
| Badges | Badge dual fréquence NFC + RFID (125 kHz / 13,56 MHz), collaborateurs et visiteurs, encodeur inclus | Achat | 18 DH HT / badge |
| Frais de déplacement | Par jour et par région — § 7.4 | Forfait journalier | 500 à 2 500 DH HT / jour |
| Mise en service, déploiement & formation | 15j de cadrage, paramétrage et migration des données employés + 12h de formation via Teams — § 17.3 / § 15.2 / § 15.3 | Forfait projet | 85 000 DH HT |
| Maintenance logicielle | Supervision, support, mises à jour, sécurité — § 16.4 | Abonnement annuel | 20 % de la valeur d'achat des licences |
| Maintenance matérielle | Préventive, 2 visites/an et par site — § 16.5 | Forfait annuel | 26 200 DH HT / an |
| Hébergement — infrastructure serveur | Cloud managé ou VPS local — § 17.4 | Cloud : inclus | 0 DH HT (Cloud) — à partir de 12 000 DH HT (VPS local) |
| Connectivité réseau | DNS dynamique, sites sans IP fixe — § 5.5 | Abonnement annuel, par site | 400 DH HT / an, si applicable |
Le tarif est dégressif par palier de volume, à vie :
| Palier | Prix unitaire à vie |
|---|---|
| Jusqu'à 1 200 licences | 220 DH HT |
| De 2 000 à 5 000 licences | 185 DH HT |
L'offre retient d'emblée 3 000 licences — la cible d'effectif 2029 — afin qu'Aya n'ait ni à renégocier ni à changer de plateforme à chaque palier de croissance. Ce volume relève du palier 2 000 à 5 000, au tarif unitaire le plus avantageux :
| Volumétrie | Palier | Prix unitaire à vie | Montant (achat unique) |
|---|---|---|---|
| 1 200 collaborateurs (effectif actuel) | Jusqu'à 1 200 | 220 DH HT | 264 000 DH HT |
| 3 000 licences (base retenue) | 2 000 à 5 000 | 185 DH HT | 555 000 DH HT |
Si Aya dépasse à terme les 3 000 licences initialement acquises, l'extension n'est pas facturée au tarif catalogue : chaque licence supplémentaire est cédée à 10 % de moins que le prix initial d'achat, soit 166,5 DH HT par licence (185 DH − 10 %), toujours à vie et sans nouvelle négociation.
Mise en service et formation sont regroupées en un forfait unique : 15 journées-homme de mise en service applicative et 12 heures de formation (6 séances de 2h via Teams, § 15.2), pour 85 000 DH HT. Les connecteurs Sage Paie et HRMAPS n'y figurent pas et seront chiffrés après la réunion de cadrage avec les éditeurs (§ 9.2).
| Composante | Contenu |
|---|---|
| Mise en service — 15 j | Cadrage des règles de gestion par société, paramétrage du référentiel Groupe (sociétés, sites, cycles horaires), migration des données employés vers le référentiel (§ 6, module M1), adaptations spécifiques à Aya (populations externes, visiteurs, astreintes, mobile géolocalisé), recette et mise en production. |
| Formation — 12h | Six séances de 2h via Microsoft Teams, détail au § 15.2. |
| Forfait combiné | 85 000 DH HT |
Deux options d'hébergement sont supportées par la plateforme, dans la continuité de l'analyse technique du § 5.4. Le présent paragraphe en pose les termes commerciaux : ce que chaque option coûte, ce qu'elle inclut, et ce qu'elle transfère comme responsabilité à Aya.
Techniquement réalisable, mais Aya fournit alors l'infrastructure (serveur, VM ou VMware / Hyper-V existant), et la mise en service devient une prestation technique dédiée : installation Linux, Nginx, PHP, MySQL, SSL, pare-feu, sauvegardes, supervision, DNS et VPN si nécessaire.
| Critère | Cloud managé Easy Pointages | Serveur local (VPS chez Aya) |
|---|---|---|
| Infrastructure serveur | Offerte, sans surcoût | À partir de 12 000 DH HT, selon l'infrastructure |
| Mise en service applicative & formation | Identique dans les deux scénarios — 85 000 DH HT (§ 17.1, détail § 17.3) | |
| Matériel serveur | Aucun achat côté Aya | À la charge d'Aya (serveur, VM ou infra virtualisée) |
| Administration système | Prise en charge intégralement par Easy Pointages | À la charge d'Aya (OS, réseau, sécurité, sauvegardes) |
| Disponibilité & redondance | Garanties par l'infrastructure Cloud managée | Responsabilité d'Aya |
| Sauvegardes & supervision | Automatiques, incluses | À mettre en place et à exploiter par Aya |
| Accès multisites | Natif, sans VPN | Nécessite une configuration VPN dédiée |
| Cybersécurité de l'infrastructure | Sous la responsabilité d'Easy Pointages | Sous la responsabilité d'Aya |
| Recommandation | Cloud managé recommandé pour l'ensemble du périmètre. Le scénario VPS local reste ouvert si la conformité CNDP ou une politique interne d'Aya imposait une localisation stricte des données — voir § 5.4 pour l'analyse technique associée. | |
Trois variables auront un effet significatif sur le chiffrage final et doivent être arbitrées avec Aya avant remise de l'offre définitive : le scénario retenu pour HRMAPS (section 9.2), qui détermine si le module congés est développé ou consommé ; le choix entre Cloud managé et VPS local (§ 17.4), qui conditionne l'investissement matériel serveur et le coût récurrent d'hébergement ; et le niveau de couverture du support (section 16.1), la couverture des postes de nuit et de week-end n'ayant pas le même coût qu'une couverture en heures ouvrées. Une trajectoire de coût à cinq ans, intégrant la montée en charge vers 3 000 utilisateurs (§ 17.2), sera fournie dans la version définitive afin de permettre une comparaison en coût complet, conformément au critère « coût global » du cahier des charges.
Le § 11 du cahier des charges énonce sept critères de sélection. Le tableau ci-dessous récapitule, critère par critère, les éléments de la présente proposition qui y répondent et renvoie aux sections correspondantes.
| Critère | Éléments de réponse | Sections |
|---|---|---|
| Fonctionnalités et adéquation au besoin | Treize modules fonctionnels déjà opérationnels, couvrant l'intégralité du périmètre pointage, temps, congés, plannings et reporting, complétés par les adaptations spécifiques identifiées pour Aya (multi-sociétés, populations externes, mobile). | 4, 6 |
| Capacité d'intégration SI | API REST ouverte, documentée et versionnée, exports Excel et CSV immédiats, interopérabilité déjà éprouvée avec Sage, SAP, Personio et HumanNeo. L'interfaçage Sage Paie / HRMAPS est cadré avec les éditeurs puis chiffré (§ 9). | 9 |
| Ergonomie et facilité d'adoption | Interfaces orientées action plutôt que consultation, self-service collaborateur et manager, pointage en un geste, application mobile pour les itinérants, plan de formation différencié par public. | 12, 15 |
| Références et expérience | Plateforme déjà en production, compatibilité hybride ZKTeco et Hikvision, expérience du déploiement multi-sites et de l'intégration à des logiciels de paie. Les références clients détaillées, y compris en environnement industriel et multi-sites, sont fournies en annexe de l'offre commerciale, avec une démonstration proposée conformément au § 10 du cahier des charges. | 6 |
| Coût global | Structure de coût complète en investissement et en récurrent, effort limité par la réutilisation d'un socle déjà en production, trajectoire de coût pluriannuelle fournie dans l'offre définitive. | 17 |
| Qualité du support et de la maintenance | Niveaux de service définis par criticité, maintenance corrective et évolutive, mises à jour, supervision à distance du parc de terminaux, revue de service périodique et clause de réversibilité. | 16 |
| Sécurité et conformité | Chiffrement, RBAC à double dimension, journal d'audit inaltérable, non-modifiabilité des pointages bruts, archivage probatoire, accompagnement CNDP et paramétrage conforme au droit du travail marocain. | 10 |
| Information demandée | Emplacement dans la proposition |
|---|---|
| Présentation détaillée de la solution | Sections 5 à 12 |
| Références clients (industrie, BTP, secteur minier, multi-sites) | Annexe de l'offre commerciale |
| Démonstration | Proposée à la convenance d'Aya, sur environnement de démonstration dédié |
| Architecture technique | Section 5, avec diagrammes d'architecture, de séquence et de données |
| Plan et calendrier de déploiement | Sections 13 et 14, avec jalons et critères de franchissement |
| Modalités de support et de maintenance | Section 16 |
| Conditions contractuelles et financières | Section 17 et offre commerciale |
| Engagements sécurité | Section 10 |
Aya Gold & Silver ne cherche pas un outil de pointage. Le cahier des charges décrit un besoin plus exigeant : disposer d'une donnée de temps fiable, opposable et exploitable pour sécuriser la paie, piloter l'activité et absorber une croissance qui doublera l'effectif. C'est cette lecture qui a guidé la construction de la présente proposition.
La solution proposée répond à l'intégralité du périmètre exprimé : pointage par badge, par mobile géolocalisé et par le web ; gestion des horaires fixes, flexibles, postés, des astreintes, des pauses et des fériés ; congés et absences à workflow multi-niveaux ; plannings, rotations et remplacements ; reporting temps réel et alertes ; intégration à Sage Paie et à HRMAPS ; sécurité, traçabilité et conformité CNDP ; et la fourniture, l'installation et la supervision des 22 terminaux répartis sur les quatre sites, y compris pour les intérimaires, les sous-traitants et les visiteurs.
Elle y répond en s'appuyant sur une plateforme déjà en production plutôt que sur un développement neuf : sociétés, sites, règles horaires et workflows sont des concepts déjà natifs, utilisés ailleurs. L'effort projet se concentre sur ce qui est réellement propre à Aya — la segmentation multi-sociétés, les populations externes et le pointage mobile géolocalisé. C'est ce qui rend crédible un déploiement actif de 3 à 4 semaines, très en deçà du plafond de 6 mois fixé par le cahier des charges ; l'intégration avec Sage Paie et HRMAPS est traitée dans une phase distincte, une fois les données de pointage fiabilisées sur les quatre sites.
Nous avons également signalé, sans les contourner, les points qui restent à trancher : le partage de périmètre avec HRMAPS, la localisation de l'hébergement au regard de la CNDP, l'acceptation de la biométrie et le détail des règles de gestion propres à chaque société. Ces sujets ne sont pas des réserves : ce sont les décisions qui, prises tôt et ensemble lors de la phase de cadrage, garantissent que le système livré correspondra à la réalité opérationnelle d'Aya Gold & Silver et non à une interprétation de sa part.
— Fin du document — Proposition technique · Solution de Gestion du Temps et de Pointage · Aya Gold & Silver / Zgounder Millenium Silver Mining SA · Août 2026 —